Sådan håndteres dine persondata ved Gauss Foto

Databeskyttelsesforordningen

– også kaldet Persondataforordningen (General Data Protection Regulation, GDPR) er en omfattende ny EU-lov om databeskyttelse, der vil give enkeltpersoner bedre databeskyttelse i EU. Hos Gauss Foto ApS har vi opdateret vores systemer og processer så de opfylder kravene til GDPR.

1. Hvor kommer oplysningerne fra?

Oplysningerne kommer fra den forælder der udfylder bestillingssedlen.

Forældre kan også bestille billeder efterfølgende via telefon eller e-mail, samt oprette ordre online.

2. Med hvilket formål behandles oplysningerne?                  

Salg, herunder betaling og levering, samt evt. opfølgning/kundeservice – både for skolen/institutionen samt forældre(ne).

Gauss Foto ApS formidler, sælger eller udveksler aldrig dine personlige oplysninger til tredjepart. 

3. Med hvilken hjemmel behandles oplysningerne?

Skolen/institutionen/forældrebestyrelsen bestiller Gauss Foto ApS til at udføre fotograferingen.

Jf. tilladelsen til portrætfotografering givet på den underskrevne bestillingseddel beholder Gauss Foto ApS. På bestillingssedlen er der afgivet ønske om bestilling når der er krydset af og sedlen er underskrevet.

4. Hvilken følsomhed har oplysningerne?

Almindelige persondata – herunder: Elevens navn, klassetrin, forældres navn(e), adresse samt evt. e-mail og telefonnummer.

Gauss Foto ApS hverken bruger eller lagrer CPR-numre. 

5. Er den registrerede oplyst om behandlingen?

Det fremgår af vores udleverede bestillingsseddel, at man kan læse om håndteringen af oplysningerne på Gauss Foto ApS’ hjemmeside: www.gaussfoto.dk under menuen persondata loven. 

Oplysningen herom bliver også gentaget ved en gennemførelse af ordrer i Gauss Foto ApS’ onlineshop. 

6. Er personoplysningerne nødvendige for formålet?

Skolen/institutionen/forældrebestyrelsen bestiller Gauss Foto ApS til at udføre fotograferingen.

Skoler:
Ja, Gauss Foto ApS skal bruge oplysningerne fra skolen ifbm. ajourføring af skolens arkiver – dvs. portrætterne som Gauss Foto ApS er bestilt til at levere til skolen. Derfor modtager Gauss Foto ApS oplysningerne på forhånd, før fotograferingen. Ifbm. forældrenes bestilling af billeder, herunder kundeservice, bruger Gauss Foto ApS personoplysningerne hertil.

Institutioner:
Ja, ifbm. forældrenes bestilling af billeder, herunder kundeservice, bruger Gauss Foto ApS personoplysningerne hertil.

7. Hvornår udløber/slettes oplysningerne?

Skoler/daginstituioner og dagplejere: 
Barnets/elevens fornavn samt klassetrin forbliver i systemet grundet info til skolens arkiv. Dette slettes ved udgangen af næstfølgende kalenderår.

b.) Hvis forælderen har ønsket fotografering, slettes oplysninger og fotofiler af eleven/barnet ved udløbet af det 5. år.

8. Er udløbsdatoen i overensstemmelse med formålet?

Det er Gauss Foto ApS’ vurdering, at der kommer henvendelser på alle slags billeder, hvorfor muligheden for (gen)bestilling er aktuel op til 5 år efter fotografering. 

9. Er personoplysningerne korrekte og ajourførte?               

Personoplysninger modtaget på forhånd fra skolen er ajourførte fra skolen. Forældre kan tilrette/opdatere disse oplysninger på bestillingssedlen, telefonisk eller på mail, ligesom forældre med børn i institutioner kan påføre ajourførte oplysninger på sedlen.                    

10. Hvem har adgang til oplysningerne?

Gauss Foto ApS’ administrative medarbejdere. Fotografen har kun adgang til oplysningerne under fotograferingen. Skoler og daginstitutioner vil ved endt fotografering, få udleveret portrætterne til intern brug til deres kartotekssystem.

11. Hvor lagres personoplysningerne?

I virksomheden; internt på Gauss Foto ApS’ drev og beskyttede servere. Underskrevne sedler destrueres næstfølgende kalenderår.

12. Er der procedurer som sikrer den registreredes rettigheder?

Ja. Du har ret til indsigt: Du har til enhver tid ret til at få oplyst, hvilke personlige oplysninger vi har registreret om dig. Kontakt Gauss Foto ApS pr. e-mail, så sender vi dine personlige oplysninger via e-mail inden for rimelig tid.

Retten til at korrigere data: 
Du har ret til at anmode om at få dine personlige oplysninger rettet, hvis de er ukorrekte, herunder ret til at gøre ufuldstændige oplysninger fyldestgørende.

Retten til at slette data:
Du har til enhver tid ret til at få slettet de personlige oplysninger, som Gauss Foto ApS benytter, undtagen i følgende situationer:

  • Hvis du har en bestilling ved Gauss Foto ApS
  • Hvis du har en uafklaret sag hos kundeservice ved Gauss Foto ApS
  • Hvis du har et økonomisk mellemværende med Gauss Foto ApS, uanset betalingsmåde
  • Hvis du har foretaget et køb, beholder vi dine personlige oplysninger i forbindelse med din transaktion af hensyn til bogføringsreglerne

Herunder også den registreredes øvrige rettigheder; begrænsning af behandling og retten til at kunne flytte sine personoplysninger (dataportabilitiet).

Hvordan kan du udøve dine rettigheder?
Vi tager databeskyttelse alvorligt, og derfor håndterer vores kundeservicemedarbejdere altid dine forespørgsler i henhold til ovennævnte rettigheder. Du kan altid kontakte kundeservice herom på kontor@gaussfoto.dk

Retten til at klage til en tilsynsmyndighed:
Hvis du mener, at Gauss Foto ApS behandler dine personlige oplysninger på en ukorrekt måde, kan du kontakte kundeservice på kontor@gaussfoto.dk

Du har også mulighed for at klage til Datatilsynet. 

13. Hvem videregives oplysningerne til? (Underdatabehandlere)

  • Alle kundedata opbevares på intern server.
  • Serveren kan tilgås ved support og evt. vedligeholdelse.
  • Alle billeder i Gauss Foto ApS bliver behandlet internt.
  • Billederne har anonymiserede billedfilnavne under hele processen.
  • Gauss Foto ApS hoster deres hjemmeside samt onlinebutik i Danmark hos underdatabehandlere. Fotofiler bestilt til online visning opbevares ved Up-time med hvem, der er indgået databehandler aftale. 
  • Hvis skolen har bestilt Gauss Foto ApS til at levere en elevbog, bliver denne trykt og leveret fra en underdatabehandler.

14. Foreligger der (under)databehandleraftale(r)?

Ja, der er udfærdiget databehandleraftale(r) mellem Gauss Foto ApS og underdatabehandlere.

15. Overføres oplysningerne til lande udenfor EU / EØS?

Nej